Datová schránka není žádná věda aneb užitečný nástroj nejen pro podnikatele
Datová schránka je elektronický nástroj sloužící k oficiální komunikaci mezi fyzickými osobami, právnickými osobami a orgány veřejné moci v České republice. Tento systém, zavedený za účelem zefektivnění a zrychlení úřední komunikace, poskytuje bezpečný a právně závazný způsob doručování dokumentů. I když již nějakou dobu máme s datovými schránkami tu čest, často se vyskytuje spousta nejasností ohledně funkčnosti. V dnešním článku se proto zaměříme na základní práci s DS a shrneme si proč je tento nástroj tak užitečný.
Co je datová schránka?
Než se zaměříme na konkrétní práci s datovou schránkou pojďme si říci, že datová schránka je zjednodušeně řečeno „email“, který má na rozdíl od běžných emailů právní účinky doručení srovnatelné s doporučeným dopisem.
Jak si zřídit datovou schránku?
Od 1. ledna 2023 nemusí podnikatelé o zřízení datové schránky sami žádat, protože jim je na základě povinnosti automaticky zřizována Ministerstvem vnitra České republiky při zahájení podnikatelské činnosti. Přístupové údaje jsou podnikateli zasílány do vlastních rukou.
Tip! V případě, že si jako FO chcete založit DS je nutné navštívit kontaktní místo Czech POINT a vyplnit příslušnou žádost o zřízení. Po předložení žádosti a platného dokladu totožnosti obdržíte po zpracování žádosti přístupové údaje a budete moci zahájit komunikaci s dalšími FO, PO či orgány veřejné moci.
Krok za krokem aneb začínáme pracovat s DS
- Otevření datové schránky: Po obdržení přístupových údajů podnikatel navštíví webovou stránku datové schránky a přihlásí se pomocí poskytnutých přihlašovacích údajů.
- Přihlášení: Po prvním přihlášení je doporučeno změnit heslo a nastavit si bezpečnostní otázky pro případ ztráty hesla.
- Nastavení notifikací: V případě, že si přejete být informováni o každé nové korespondenci je vhodné nastavit notifikaci, která vás upozorní prostřednictvím emailu nebo telefonu na novou zprávu.
- Přijímání zpráv: V sekci "Doručené zprávy" jsou zobrazeny všechny nově doručené dokumenty, které je možné otevřít, stáhnout nebo archivovat pro pozdější použití.
- Odesílání zpráv: Pro odeslání zprávy je nutné kliknout na tlačítko "Nová zpráva". Následně se vyplní adresát (název úřadu, instituce nebo fyzické osoby s datovou schránkou) a připojí se potřebné dokumenty a samotná zpráva. Po kontrole se korespondence odešle a po přijetí obdržíte od většiny institucí informaci o příjmu zprávy.
- Bezpečnost: I když jsou datové schránky zabezpečeny proti neoprávněnému přístupu a zajišťují, že komunikace je chráněna a důvěrná, doporučuje se pravidelně měnit heslo a pokud je to možné používat dvoufaktorovou autentizaci.
Výhody datové schránky
Jednou z nejvýznamnějších výhod DS je zcela jistě rychlost doručování. Odeslané dokumenty jsou ihned dostupné a tím značně urychlují často zdlouhavé úřední procesy. Elektronické doručování navíc eliminuje potřebu fyzického poštovného, čímž šetří náklady spojené s tradičním zasíláním dokumentů. Další klíčovou výhodou je právní jistota, protože zprávy doručené prostřednictvím datové schránky mají stejnou právní váhu jako doporučené dopisy. To zajišťuje důvěryhodnost a závaznost komunikace. Ekologický přínos spočívá ve snížení spotřeby papíru a poštovních obalů, což přispívá k ochraně životního prostředí. Jak již bylo zmíněno DS také poskytují vysokou úroveň bezpečnosti, která chrání citlivé informace před neoprávněným přístupem, což je klíčové právě pro ochranu osobních a obchodních údajů.
Shrnuto podtrženo, datová schránka je zkrátka neocenitelný pomocník, který skýtá mnoho výhod a jehož cílem je optimalizace podnikatelských procesů a efektivní komunikace s úřady.
Publikováno: 8. 5. 2024